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Sistema para Comunicação Visual e Gráfica

Sistemas para empresas de comunicação visual e gráfica;
Inicialmente comecei minhas pesquisas e anotações, sem muitos detalhamentos pois seria algo para eu lembrar de cada um, e escolher o sistema para minha empresa a Silveira Print ( htt://www.silveiraprint.com.br ), mas depois achei melhor acrescentar uma introdução e postar esse conteúdo, no intuito de ajudar mais pessoas que estão em busca de um sistema e saber que há muitas opções.
Mas é importante você ter sua própria visão dos sistemas, entre em contato, tenha sua própria percepção. Por muitas vezes, um sistema que bom ou ruim para mim, pode não ter o mesmo resultado para você.

Atualmente somos uma empresa que não é completamente específica de um ramo, temos em nosso portfólio os seguintes produtos, e o sistema que tenho buscado é um no qual eu consiga gerenciar desde comercial, financeiro, estoque e produção de nossos itens:


Itens terceirizados

  • Cartão de visita
  • Flyers
  • Impressão laser Super A3 até 300g

Produção Própria, todos os abaixo.

  • Impressão preto e branco
  • impressão colorido A4 até 120g
  • Adesivo impresso digital látex
  • Banner
  • Placas de sinalização PVC com adesivo

FotoProdutos / Presentes Personalizados / Sublimáticos

  • Camisetas
  • Canecas (muitos modelos)
  • Avental
  • Quebra-cabeça
  • etc. o leque de produtos personalizados por sublimação é imenso.

Produtos TransferGiro Laser promocionais de acrílico

  • Copo LongDrink (diversos modelos)
  • Caneca (diversos modelos)
  • Porta-lata
  • Etc. aqui também entra um leque grande.

A maioria desses materiais temos em nossa loja vitual.
Não trabalhamos mais com fachada ou qualquer item de entrega e aplicação no local do cliente, por isso não me considero CV (Comunicação Visual).

Para entender melhor minha visão dos critérios, vou dar um resumo aqui. Trabalhei com na empresa do meu pai de 1990 a 2005 (15 anos), inicialmente tudo era controlado manualmente, no início não tinha nem mesmo plotter de recorte, era tudo pintado com pistola, desenhado e pintado a mão, depois a tecnologia foi surgindo, mas em 2005 ainda não tínhamos router nem plotter de impressão.
Naquela época, chegamos a informatiza alguns controles da empresa onde eu mesmo desenvolvi um sistema em Access, mas quando a família vendeu a empresa, foi tudo junto. Em 2010 eu abri a minha, e não tínhamos muitas opções de sistema.

Utilizei nessa ordem…

  1. Um sistema financeiro web produzido por mim mesmo em PHP+SQL, mas fiquei sem tempo de atualizar de acordo com as necessidades, ou eu trabalhada na empresa ou trabalhava no sistema, optei pela empresa.
  2. Gfil da Infolivre, muito barato, um baita sistema financeiro, mas não é do ramo e não consegui controlar muito lá, mas o financeiro é excelente e o valor nem se fala.
  3. Fpqsystem gráfica, muito barato em um único pagamento, bem simples. Como primeiro sistema para sua empresa tirar pedido até vale, até porque o valor dele, você compra pelo valor de uma mensalidade dos outros.
  4. HoldPrint, foi meu primeiro grande passo com relação a sistemas, gerenciamento completo da empresa, pessoal do suporte bem atencioso, fiquei com ele por 5 anos, chegou um dado momento que necessitei trocar por diversos motivos.
  5. Superlógica Sign, após anos usando o holdprint que era instalado no PC, estranhei esse que era web e dependia da velocidade da internet, mas a usabilidade boa permitiu aprender e ser bem aceito pela equipe, hoje não trabalhamos mais com ele, unicamente porque a empresa Superlógica, gigante do mercado de sistemas, não irá mais atuar no ramo de signs. Não era perfeito, como nenhum sistema será, mas beirava muito a perfeição, pequenos ajustes o deixaria perfeito.
  6. Mubisys, fomos migrados automaticamente da Superlógica Signs que está sendo descontinuada para a Mubisys, apesar de uma empresa nova e pequena, é um dos sistema mais completos que vi, e acredito que terá longa data em minha empresa. Como já comentei antes, nenhum sistema é perfeito. Mas o que me levou a fazer busca por outro sistema?
    1. Como eu fui automaticamente migrado do Superlógica Sign, eu resolvi fazer uma pesquisa para saber seria uma boa ideia, e se não teriam mais opções e até melhores.
    2. Por eu ser metódico e não ser exclusivamente do seguimento de comunicação visual, mas também ter gráfica rápida, personalizados em sublimação e transfergiro. somando com alguns detalhes no sistema que não me agradaram muito no início, pois todo sistema novo estranhamos um pouco, achei melhor buscar alternativa antes de entrar de cabeça e depois me arrepender, sendo esses pontos, fui buscar outras alternativas, e com isso, surgiu essa pesquisa que compartilho no momento.

Durante minha pesquisa por um novo sistema de gestão que eu irei utilizar na empresa, eu analisei diversas questões. Mas principalmente, confiabilidade dos dados, usabilidade e automatização.
Também levei em consideração os sistemas que já trabalhei e a comparação dos recursos e metodologias são inevitáveis, quero sempre juntos um pouco de cada e ter em apenas um, claro que é utopia, não irá acontecer.
Ao meu ver, o sistema tem que servir a empresa e facilitar a rotina de trabalho da empresa e ganho de produtividade dos colaboradores.

  • Preço custo e venda calculado pelo sistema com possibilidade de gerar uma tabela de preço unitário e por volume
  • Controle de produção considerando cada item de cada pedido e forma visual clara- Registro de atendimento telefônico e controle de agenda para retorno- Acompanhamento do cliente em seu orçamento e fechamento
  • Venda pelo sistema- Venda por PDV (Balcão) venda rápida de impressão / xerox / etc;
  • Conciliação bancária automatizado

Enfim, um sistema que busca atender a empresa de forma que torne o dia a dia da empresa mais produtiva, reduzindo a dependência do usuário acertar ou errar alguma informação manual, que seja flexível e também padronizado, sistemático, quanto mais automatizado for, mais o sistema irá servir a empresa e menos escravizará os usuários.

  • Então alguns critérios:
    • Usabilidade (interface intuitiva e facilidade de acesso as informações necessárias com o menor número de clicks possíveis).
    • Curva de aprendizagem, ou seja, indo de encontro com a usabilidade no sentido do sistema ser fácil de usar, com a complexidade dos parâmetros, cadastros, configurações, bem como também o fluxo de venda, produção, faturamento e cobrança.
    • Ferramentas disponíveis, recursos que o sistema oferece.
      • CRM (cadastro e acompanhamento de contato com o cliente)
      • Gerenciamento de orçamento bem como envio automático após certo período
      • Controle de produção de fácil visualização e acompanhamento de cada item.
      • Chat interno no sistema entre os colaboradores, vi apenas no Mubisys.
      • Facilidade no faturamento e emissão de NF
      • Tabela de preço por demanda
      • Gestão de custo por margem e custo direto, indireto e rateio
      • Gestão financeira, considerando os lançamentos de taxas, facilidade de conciliação bancária.
      • Boleto e automação no controle de recebimentos
      • Lançamento de matéria prima por importação de XML da nota fiscal (Danfe)
      • Facilidade no acesso fora da empresa
      • Rapidez dentro da empresa.

Claro que tem mais alguns itens que eu avaliei, e em alguns eu comentei mais ou menos itens de acordo com o que consegui pesquisar ou consegui entender das apresentações que eu obtive, vale lembrar que esses foram os critérios que eu adotei de acordo com minha atual realidade e crenças do que é ou não interessante para mim, mas tudo por mudar com um piscar de olhos ou virada de necessidade e demanda de mercado.
Primeiramente, como eu já tive sistema online (web) e offline (desktop) já se sabe que um ganha na mobilidade de acesso via internet por qualquer navegador, e o outro na rapidez quando utilizado no computador.
Prós e Contras.

  • Web – Prós
    • Acessa de qualquer lugar
    • A maioria permite você configurar o colaborar não acessar fora do horário
    • Quem usa IP fixo, também pode bloquear acesso externo
    • Backup automático
    • Mais seguro contra vírus.
  • Web – Contras
    • Depende da internet
    • Velocidade da internet interfere no desempenho do sistema
    • Cada click é processado no servidor e retorno, mesmo usando recursos java modernos, não se compara com um desktop
    • Possível ataque de Hackers
  • Desktop – Prós
    • Rápido
    • Velocidade de acesso só depende de seu computador
    • Funciona até sem internet.
  • Desktop – Contras
    • Acesso unicamente local, algumas poucas oferecer recursos para acesso externo a empresa. 
    • Se formatar o PC, depende do suporte para refazer a instalação do sistema,
    • Banco de dados é responsabilidade sua
    • Possibilidade de perda de dados por diversos motivos
      • Virus
      • Hacker
      • Problemas no Servidor 
      • Esquecimento ou problemas com o backup

Visto isso, cada um dentro de sua realidade já consegue filtrar alguns sistemas.

  1. HoldPrint – Custo razoável – Desktop – (Bem bom, usei por anos, possui muitos recursos listados acima, fácil me trabalhar, complexo de parametrizar para quem busca cuidar dos detalhes, sistema muito bom, suporte atencioso e muito receptivos a novas sugestões e ideias, mas em um dado momento tive que trocar….)
  2. Superlógica Sign – Custo razoável – Web –  (Visual simples e muito agradável, usabilidade levada a sério, intuitivo e bem completo, receptivos a muitas melhorias sugeridas, outras nem tanto, mas não atrapalhou o uso, estamos trocando unicamente, por estarem descontinuando no segmento, como já comentei no início desse texto.)
  3. Mubisys – Custo razoável – Web – (Parece robusto, tem muitas ferramentas interessantes, CRM, chat interno, PCP, Produção etc… mas sou muito metódico e comparo demais um sistema com outro, deixou a desejar em coisas simples para evitar retrabalho na hora de fechar o financeiro, exige um atenção nos detalhes, alguns pontos permitem fazer muita coisa, inclusive errar, e essa “não trava” dá margem para o comercial aprovar o orçamento de forma errada, gerando lançamentos de taxas de custos financeiros erradas e consequentemente muita energia de recurso humano posterior para correção, o sistema também não trata os itens do pedido de forma correta separando NFe e NFSe de forma automática, possibilitando o erro humano ao emitir uma NF errada e depois tendo que utilizar energia desnecessária para corrigir o erro, inclusive permitindo gerar as duas notas com o mesmo valor e os mesmos itens. Também foi percebido outros pequenos detalhes básicos como estes, que iriam gerar mão de hora futura para acerto. é um sistema legal, tem muitas funções, mas como sou chato com detalhes, iniciei minha pesquisa, onde inclusive, pude notar que muitas falhas comuns estão presentes na maioria dos sistemas.)
  4. Gestão Click – Web – (não é próprio, mas dá para usar, controla etapas de produção também, não de forma visual e gráfico, é por status, mas até que funciona. Gostei muito, mas muito mesmo da parte comercial dele, me impressionou, um sistema simples com fluxo de venda nas telas de orçamento tão boa. Quase o contratei. O sistema apresentou um erro na baixa de matéria prima por m² de um item, reportei ao suporte e acredito que será corrigido, mesmo eu não tendo contratado, está apenas em base de teste, o suporte foi muito prestativo. Bom para quem não se preocupa em controlar as etapas de produção de cada item individual) Custo bem atraente. Quase contratei. 
  5. Clearview – Web – valor atraente e Simples, mas mesmo na versão completa, ainda é bem básico e funcional para quem está começando, mas o custo elevado na versão mais completa. Pelo mesmo valor tem sistemas melhores. Me pareceu uma versão simplificada do GestãoClick, porém mais caro.
  6. Bremen – Desktop – Entrei em contato pois dois conhecidos (gráficas que também comunicação visual) falaram muito bem. (A apresentação se mostrou bem robusto, até demais, bem focado em industria gráfica. Livros, editoras, etc. Atende também o ramo de comunicação visual, mas o investimento de implantação e mensalidade comparado aos demais também bons, ficou fora da realidade. Acredito que essa diferença de valor seja realmente o foco na industria gráfica.) Vale considerar também que a equipe do comercial realmente busca ter você como cliente, negociam muito, mas o sistema não foi de encontro com meus interesses.
  7. ZSL – Zenite Sistemas – custo de implantação muito visto o treinamento pessoal nas versões mais completas, a apresentação muito bem feita, rápido, claro, e bem explicado via skype, mas a versão mais barata com poucos recursos era fora da realidade comparando com os concorrentes de comunicação visual, talvez para a industria gráfica seja a ferramenta correta.
  8. Visua – Desktop – O vendedor ligou rápido querendo fechar, mas não respondeu mais os e-mails, conversei com um parceiro que utiliza, tive boas indicações apesar da pessoa dizer que usa o sistema a anos, e não utiliza nem a metade dos recursos. Hoje me ligaram, explicando que não respondiam e-mail pois estavam em feira, e me fizeram uma apresentação d sistema. Aparentemente bem robusto, simples de aprender, mas apesar disso, alguns detalhes básicos me fizeram deixar ele fora de minha escolha. Mas reconheço que a apresentação me agradou muito.
  9. Office Impresso – Desktop – conversei com um conhecido que utiliza, elogiou muito o sistema e o suporte, ele não soube levantar nenhum ponto forte do sistema, mas o fato de elogiar o suporte, somando o fato que ele teve alterações implantadas e que não tem nada a reclamar me pareceu ser interessante. Tivemos apresentação do sistema, quase o dia inteiro via skype, o sistema pareceu ser bem completo, particularidades que me fez não fechar com eles até o momento e continuar buscando outras soluções, o comercial é simpatia pura, trata o cliente como se fosse o único, o que me fez dar muita atenção e oportunidade de me fazerem apresentação longa, pois era notável, que não queriam me deixar com nenhuma dúvida, não queriam perder a venda por falta de informação ou apresentação ruim, estavam preocupados em demonstrar que eram a melhor ferramenta, acreditam nisso. Mas conforme dito, continuei a busca.
  10. Gcop – entrei em contato mas não tive retorno.
  11. nucleologuin – Não tive retorno;
  12. VivaSys – Muito a se falar… senta que lá vem história… é um sistema que merece atenção para quem trabalha com comunicação visual, o foco dele é gerenciamento de tempo de trabalho e deixar de lado a velha máxima do metro quadrado que está falido. Visual moderno, no entanto, deixar de ser intuitivo no início pois como ele visualiza sair do metro quadrado, e o mercado está dentro desse pensamento, o sistema lhe traz uma nova proposta, e com isso, deixa de ser intuitivo no início, mas logo depois com a orientação da equipe de implantação você ficará familiarizado e irá fluir.Esse sistema possui um canal no youtube com diversos treinamentos, onde você pode conhecer o sistema e ver que é fácil, mas muito além disso, tem um vídeo de uma hora que mostra todo o conceito do sistema, e acredito ser um video obrigatório para todos os profissionais do seguimento para entender o porque o mercado começou dando certo trabalhando com metro quadrado, e porque hoje já não faz mais sentido. Segue link do Vídeo. https://youtu.be/aH-h-KrXtdo
  13. Ajors – Mensalidade alta – Deve ter seu diferencial, mas não me encorajei. Pela descrição do site, com exceção da versão “lite” simples e barata, as demais versões tinham descritivos de recursos bem interessantes, mas todas com custo mensal elevados, não cheguei a entrar em contato, pois tenho o prazo esgotando e os valores muito fora da realidade, outros sistemas possuem descrições semelhantes por menos da metade do valor. 
  14. Webgraficas – Sistema de loja virtual, inicialmente parecia perfeito, simples e usual, para começo funciona. Logo comecei a ver alguns detalhes que não gostei, parte de acessos aos usuários e configurações disponíveis são tela com opções bem básicas. Outro agravante, não emite nota fiscal. Fácil de mexer, mas não me encantou quando comecei a investir um pouco mais de tempo, vi que não era o que eu procurava, entrei em contato com o suporte questionando algumas funções que eram muito manuais e quanto questionei se o sistema emite NF, tive como resposta: ” O sistema não emite nota fiscal, caso venha a ter no futuro seu será bem mais que o dobro.”
  15. CalGraf é um sistema interessante, já vem com muitos produtos e cálculos prontos, bem robusto. Mas como vem com muitos produtos cadastrados e não tinha camiseta, canecas, entre outros itens personalizados que eu trabalho, e isso não era cadastrado pelo usuário mas unicamente pela empresa do sistema, não gostei muito, gosto de ter controle de meus cálculos, quanto visualizei os valores de implantação e mensalidade, identifiquei o oque aparentemente já tinha percebido pelos produtos cadastrados, muito embora tinham muitos itens de comunicação visual, o foco era o ramo da indústria gráfica, e com isso, concorrente direta inclusive nos valores da Bremen e Zeneti.
  16. Bjcontrol – Sistema da BannerJet – Gostei bastante desse sistema, para quem está começando tem muitos recursos bem interessantes, mas não achei opção de emitir nota fiscal. Aqui tem um vídeo bem interessante mostrando o fluxo de uma empresa de comunicação visual, utilizando o sistema. https://youtu.be/YYnKzsI9_As
  17. VivaSigns, achei que seria mais uma opção nessa lista, mas na verdada VivaSys e VivaSign é a mesma empresa em processo de alguma mudança no nome. Se não me engano, VivaSign é o nome da empresa, e VivaSys é o nome do sistema, ou inverso.

É isso pessoal, espero que esse texto auxiliem vocês em algo, quem tiver algo para acrescentar fiquem a vontade, essa foi a minha percepção, mas como todo mundo, cada um tem seus ponto de interesse e sua visão.
Espero também que ajudem as empresas de sistema as olharem o mercado, pois muitas delas a acreditavam que não tinham concorrentes ou que tinha apenas 2, 3, 4 no máximo 5. Dê certa forma, olhando a lista que montei até rapidamente e sem muitas buscas, estão corretos, isso se considerarmos sistema específico para o ramos de comunicação visual. Mas, como nenhum sistema é perfeito e todos teremos que nos adaptar de alguma maneira, acabamos por ter bastante opção dependendo de qual seja seu interesse e nível de exigência.

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